Inventario

Este artículo instructivo trata sobre la funcionalidad de Inventarios diseñada para optimizar el control de stock en los Puntos de venta.

• Importación de inventarios  
• ¿Cómo se gestiona el inventario perfecto mediante la carga de Excel? 
• ¿Qué diferencias existen entre los productos IP y los informativos?  
• ¿Cómo se visualizan y editan los formularios desde la app móvil?
• Edición y gestión de reportes
• Gestión de Formularios y Borradores
• Cantidades Fijas e Inalterables

• Reporte de Errores de Sincronización

Importación de inventarios

El proceso comienza en la plataforma web, donde se gestiona la carga de datos a través de un archivo Excel parametrizado que vincula.
 

• Puntos de interés
• Productos específicos 
• Formularios de reporte

Importante: El formulario debe estar creado previamente desde la sección Productos > Formularios.
 

La herramienta distingue entre productos comunes y aquellos marcados como IP (Inventario Perfecto), los cuales requieren que el usuario complete cuestionarios detallados en la aplicación móvil. 

¿Cómo se gestiona el inventario perfecto mediante la carga de Excel?

La funcionalidad Inventario Perfecto se gestiona desde el menú de productos en la opción Inventario, donde se permite cargar y sincronizar datos exclusivamente mediante un archivo Excel.

Para facilitar la carga, el sistema facilita una plantilla predeterminada desde una pestaña de ayuda.

1. Estructura del Excel y Carga de Datos 

El archivo Excel se estructura en cinco hojas principales que organizan la información de la siguiente manera:

1. Inventario
   [Asignación de Puntos de Venta y Formularios]
   
   En la primera hoja se define a qué puntos de venta se les van a cargar productos (Identificador del punto de interés) y se establece la relación con el formulario (Nombre del formulario) que deberán completar los usuarios en la aplicación móvil. Si el punto de venta tiene al menos un producto marcado como IP, es obligatorio asociarle un formulario; si todos los productos son "No IP", el formulario es opcional
   
   

2. Detalles de inventario: Es la hoja central donde se cruza la información, requiriendo los siguientes datos
    
   1. El identificador del punto de venta (inventario), que debe coincidir con el definido en la primera hoja
   2. La fecha, la cual está asociada al control de stock: Esta fecha dictamina el momento en que se registraron esas cantidades y se mantendrá vigente e inalterada en la aplicación móvil de los usuarios hasta que se cargue y reemplace por un inventario nuevo. La fecha cargada en el Excel no funciona como un vencimiento estricto, es un dato informativo asociado al momento del control de stock. El inventario cargado se mantendrá activo en la aplicación móvil hasta que sea reemplazado por uno nuevo, lo que permite a los usuarios visitar la tienda en múltiples ocasiones durante varios días para completar los reportes.
   3. El código de barras del producto y la cantidad de unidades teóricas. Esta cantidad es un atributo fijo que el usuario móvil deberá validar en la tienda, pero no altera el registro maestro al reportar diferencias

   4. La marca que define si el producto es o no Inventario Perfecto o “IP” (Es inventario perfecto). Los productos marcados como IP serán los únicos con los que el usuario móvil podrá interactuar para rellenar un formulario, mientras que los demás se mostrarán a modo meramente informativo
      
       

      

3. Hojas de atributos 
   
   - Datos Productos
   - Datos Puntos de Interés
   - Datos Formularios
   
   Se utilizan principalmente como referencia y para validar la información que se ingresa en las 2 hojas anteriores (descargar siempre el template más actualizado).

3. Opciones de Sincronización Web 

Una vez cargado el Excel, la plataforma web ofrece dos métodos para volcar la información:

• Agregar nuevos: Crea un nuevo inventario o añade productos que aún no existen en el inventario de ese día. Si se intenta volver a sincronizar el mismo Excel con esta opción y los productos ya existen, el sistema arrojará errores de duplicidad. Si se sube al día siguiente, creará un inventario completamente nuevo, lo que obligaría a los usuarios móviles a empezar sus reportes desde cero
• Agregar nuevos y actualizar los existentes: Esta es la opción recomendada si se necesita corregir o ampliar un inventario ya enviado sin perder el avance de los usuarios. Esta modalidad busca el último inventario vigente, añade los productos que no estaban y actualiza la cantidad y el estado de IP de los productos que ya existían, sin reiniciar el historial ni borrar los reportes o borradores vinculados

¿Qué diferencias existen entre los productos IP y los informativos?

 Las diferencias principales entre los productos marcados como Inventario Perfecto (IP) y los productos informativos (No IP) radican en el nivel de interacción en la aplicación, su presentación visual y los requisitos de configuración:

• Interacción y formularios: Los productos IP son aquellos con los que el usuario móvil puede interactuar directamente; al seleccionarlos, se abre un formulario que pueden rellenar y enviar. En contraste, con los productos informativos no se puede realizar ninguna acción ni reporte.
• Propósito visual: Los productos informativos sirven únicamente como referencia visual, mostrando solo el nombre del producto y la cantidad. Además, en la pantalla de la aplicación aparecen sin el ícono de la "estrellita" (atributo de infaltable), lo que ayuda al usuario a distinguirlos de los que sí requieren un control.
• Enfoque de control: Los productos IP están pensados para artículos "problemáticos" o sobre los cuales la empresa desea validar información específica mediante un set de preguntas, como verificar si el producto está escondido en bodega o investigar si hay inventario fantasma.
• Requisito de configuración: A nivel del sistema web y la carga del Excel, si se declara al menos un producto como IP en un punto de venta, es obligatorio asignarle un formulario. Si todos los productos enviados a un punto de venta son meramente informativos (No IP), la asignación del formulario es opcional.

 

¿Cómo se visualizan y editan los formularios desde la app móvil? 

Importante: Actualmente la funcionalidad "Inventarios" está disponible únicamente para Android, no así para la versión iOS.

En la aplicación móvil, los formularios asociados a la gestión del inventario se visualizan y editan con las siguientes características:

Visualización y acceso

• Los usuarios acceden a través de la sección "Inventario", donde la pantalla muestra la fecha en la que se actualizó o cargó la información desde la web.

• La lista de artículos está priorizada: los productos marcados como IP (Inventario Perfecto) aparecen primero y son los únicos con los que se puede interactuar (abren el formulario). Los productos no IP se listan debajo y solo muestran el nombre y la cantidad, a modo informativo (sin el ícono de la estrella).
   
  
   

• La pantalla cuenta con filtros de búsqueda por texto, categoría, marca y escáner de código de barras.

  

• Al seleccionar un producto IP, se abre directamente el formulario (muy similar a los utilizados en la sección de "dinámica" o "tareas") para que el usuario responda las preguntas o checks configurados.
  
   

  

  

Edición y gestión de reportes

• Los formularios son totalmente editables a lo largo del tiempo. La aplicación permite que los usuarios visiten el punto de venta en múltiples ocasiones durante varios días para ir completando los cuestionarios poco a poco.
• Si un usuario vuelve a entrar a un producto sobre el cual ya reportó, durante un mismo día, verá que aparece "marcado" (como enviado), pero puede reingresar y editar sus respuestas si necesita corregir algo.
• Si desde la plataforma web se actualiza el inventario (modificando cantidades o sumando nuevos productos mediante la opción "actualizar existentes"), este cambio se refleja en la aplicación móvil sin que el usuario pierda los reportes o borradores que ya había guardado.
• Cualquier diferencia reportada mediante el formulario (por ejemplo, informar que en lugar de 20 unidades físicas en realidad hay 10) se envía como un dato interno del reporte, pero no altera ni suma o resta la cantidad teórica que se visualiza de forma fija en la pantalla principal de la aplicación.

Gestión de Formularios y Borradores 

Los formularios funcionan de forma idéntica a la sección de "Dinámicas" o "Tareas" en GU Trade, sirviendo como cuestionarios detallados para productos problemáticos (ej. verificar si están escondidos en bodega o si son "inventario fantasma"). 

Actualmente solo se puede asignar un formulario por cada inventario/punto de venta. Los reportes de los usuarios están atados al identificador del inventario, lo que significa que el progreso guardado en borradores no se pierde aunque desde la web se actualicen las cantidades de los productos.

Cantidades Fijas e Inalterables 

La cantidad teórica informada en el Excel es un atributo fijo en la pantalla principal de la app. Si el usuario detecta diferencias físicas en la tienda, las declara como respuestas internas dentro del formulario, pero esto no suma ni resta la cantidad principal mostrada. La actualización de este valor queda a cargo del usuario web en futuras cargas.

Reporte de Errores de Sincronización 

El sistema web cuenta con múltiples validaciones. Al sincronizar, puede arrojar un reporte de errores si se detectan:

• Formatos de fecha incorrectos o campos requeridos vacíos (DD/MM/AA).
• Duplicidad de productos al intentar agregar elementos que ya existen.
• Inconsistencias lógicas: Declarar productos IP sin asignarles un formulario, o asignar un formulario a un punto de venta que no tiene ningún producto marcado como IP.
• Entre otros.

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